9 Checklists ทักษะ IT พื้นฐานที่ชาวออฟฟิศต้องมี!

โพสต์เมื่อ : 30 ม.ค. 2566

ปัจจุบันโลกเราขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี บริษัทปรับตัวเข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างแท้่จริง เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทกับการดำเนินงานภายในองค์กรอย่างสำคัญ ส่งผลให้ความต้องการของตลาดแรงงานให้ความสำคัญกับทรัพยากรบุคคลที่มีทักษะทางด้านดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากองค์กรต่าง ๆ เล็งเห็นความสำคัญและความสามารถในการพัฒนาองค์กรผ่านทรัพยากรบุคคลที่มีทักษะทางด้าน IT เหล่านี้

1. Microsoft Office (Word, Excel)

ปัจจุบันเรียกได้ว่าไม่มีพนักงานออฟิศคนไหนไม่รู้จักโปรแกรมจัดการเอกสาร Microsoft Word และ Microsoft Excel ซึ่งเป็นโปรแกรมด้านเอกสารที่นิยมใช้แพร่หลายที่สุด ทักษะของการใช้โปรแกรมเหล่านี้ไม่ใช่แค่การพิมพ์เอกสาร แต่ยังรวมไปถึงการจัด Format ของเอกสาร และฟังก์ชันของโปรแกรมอย่างเต็มประสิทธิภาพ เรียกได้ว่าเป็นโปรแกรมทั่วไปที่ไม่ได้หวือหวามากมาย แต่ถ้าหากถามหาผู้ที่ใช้งานโปรแกรมเหล่านี้ได้อย่างชำนาญแล้วละก็ ใน 100 คน จะพบเพียงไม่เกิน 10 คนเท่านั้น อีกทั้งปัจจุบันโปรแกรมเหล่านี้ยังถูกพัฒนาให้ใช้ในรูปแบบออนไลน์ และแชร์ไฟล์ ปรับตัวไปกับยุคสมัย ทำให้ยังครองที่ 1 ในเรื่องงานจัดการเอกสาร

2. Email

ไม่ว่าการติดต่อในยุคสมัยนี้จะรวดเร็วเพียงใด แต่การใช้ Email ในการทำงานยังคงสำคัญเสมอ เพราะมีความเป็นทางการ มีหลักฐานอ้างอิง ค้นหาได้ และสามารถส่งแนบไฟล์ได้โดยไม่ถูกลดทอน ทำให้การใช้งาน Email นับเป็นทักษะอย่างหนึ่งของชาวออฟฟิศ ทั้งการรับส่งอีเมลทั่วไป การตอบกลับ การทำสำเนา และส่งต่อ รวมถึงการจัดการอีเมลต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่ง่ายต่อการจัดการ ถึงแม้ว่าฟังก์ชันเหล่านี้จะไม่ได้มีความซับซ้อน แต่ด้วยผู้ใช้งานอาจจะต้องใช้เป็นช่องทางติดต่อกับคู่ค้า ทำให้ปัญหาจากความไม่ชำนาญเพียงเล็กน้อยอาจสร้างผลกระทบที่รุนแรงต่อองค์กรได้

3. Shared Drive

Shared Drive คือพื้นที่สำหรับจัดเก็บไฟล์ไว้บนระบบ Cloud ในปัจจุบัน Shared Drive ที่คนนิยมใช้ คือ Google Drive และ One Drive ลักษณะเด่นของไดรฟ์คือการที่สามารถกำหนดผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์เอกสารต่าง ๆ ที่อยู่บนไดรฟ์ได้ และยังสามารถแก้ไขไปพร้อม ๆ กันได้ การใช้งานไดรฟ์ไม่ซับซ้อน เพียงแต่ควรระวังเรื่องสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ต่าง ๆ รวมถึงสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์ต่าง ๆ ที่อยู่ในไดรฟ์

4. Device

การใช้งาน Device เองก็เป็นทักษะอย่างหนึ่งเช่นกัน จากการสำรวจความคิดเห็นของเหล่า IT Support ค้นพบว่าปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ ส่วนใหญ่เกิดจากการไม่เข้าใจ หรือไม่รู้วิธีใช้งานที่ถูกต้อง รวมไปถึงการดูแลรักษาอุปกรณ์ ชาวออฟฟิศปัจจุบันไม่ใช่แค่เพียงรู้วิธีเปิดปิดเพื่อใช้งาน แต่ควรรู้ถึงการแก้ปัญหาเบื้องต้นด้วย ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ หรือ ปริ้นเตอร์ โปรเจกเตอร์ อุปกรณ์ที่ถูกต่อพ่วงต่าง ๆ 

ตัวอย่างปัญหา
- เปิดปิดคอมพิวเตอร์ไม่ถูกวิธี ทำให้อายุการใช้งานของคอมพิวเตอร์สั้นลง
- การ Force Quit โปรแกรมไม่เป็น
- การไม่รู้วิธี Restart คอมพิวเตอร์
- การที่ไม่สามารถใช้เมาส์ คีย์บอร์ด หรืออุปกรณ์ต่อพ่วง เนื่องจากการเชื่อมต่อสายที่ผิดหรือไม่แน่น
- ไม่สามารถแก้ปัญหาจากการที่กระดาษติดในเครื่องปริ้นเตอร์
- ฯลฯ

ปัญหาเหล่านี้นับเป็นปัญหาเล็ก ๆ ที่ผู้ใช้งานสามารถดำเนินการได้ด้วยตัวเองทั้งสิ้น ทักษะเหล่านี้จึงจำเป็นสำหรับชาวออฟฟิศในยุคปัจจุบัน เพื่อทำให้การทำงานราบรื่น ไม่สะดุด และอายุการใช้งานของเครื่องมือที่ยาวนาน

5. Network

ทักษะในด้าน Network ผู้ใช้งานอาจจะไม่จำเป็นถึงขั้นต้องปีนป่ายเพื่อต่อสายอินเทอร์เน็ตเอง ทักษะในด้าน Network ของชาวออฟฟิศที่จะกล่าวถึงคือความรู้พื้นฐานของการเชื่อมต่อต่าง ๆ ทั้งอินเทอร์เน็ต อุปกรณ์ต่อพ่วงประเภท Wi-Fi หรือ Network ภายใน เมื่อเกิดปัญหาการเชื่อมต่อเหล่านี้ ผู้ใช้งานควรเข้าใจปัญหาที่เกิดขึ้นเบื้องต้น ว่าเกิิดที่ส่วนไหน เช่น เกิดที่เครือข่ายต้นทาง หรือเครื่องที่รับสัญญาณปลายทาง รวมถึงการ Reset และเชื่อมต่อ เบื้องต้น

6. Picture Tools

เนื่องจากปัจจุบันมีการส่งต่อข้อมูลผ่านช่องทางต่าง ๆ หลากหลายแพลตฟอร์ม ทักษะการจัดการกับไฟล์รูปภาพเบื้องต้น นับว่าเป็นทักษะที่ควรมีติดตัวไว้ ไม่มากก็น้อย อาจไม่จำเป็นต้องมีเทคนิคมากมายเหมือนสายงานกราฟิก แต่จำเป็นต้องมีทักษะง่าย ๆ อย่างเช่น การ Crop ภาพ การ Resize ภาพ การย่อขนาดไฟล์ (Compress) การ Capture หน้าจอ เป็นต้น และอาจรวมถึงการจัดการรูปภาพที่ใช้ในไฟล์ประเภทเอกสาร เช่น ลายเซ็นรูปแบบดิจิทัล 

7. Work Chat and Online Meeting

ปัจจุบันเราคุ้นเคยการติดต่อในรูปแบบ Chat หรือข้อความ ในการทำงานก็เช่นกัน ในหลายบริษัทมีการใช้ Work Chat หรือพื้นที่สำหรับพูดคุยเกี่ยวกับการทำงานต่าง ๆ รวมถึงการแชร์รูปภาพ หรือไฟล์ในระยะสั้น Work Chat Application มีหลากหลายค่ายที่พัฒนา ผู้ใช้อาจจำเป็นต้องปรับตัวและเรียนรู้ Application เฉพาะตามที่องค์กรใช้ ซึ่งโดยทั่วไปมักมีรูปแบบที่ไม่ซับซ้อนและเข้าใจง่าย เนื่องจากค่ายผู้พัฒนาแพลตฟอร์มเองก็มีการแข่งขันกันเองเช่นเดียวกับ แพลตฟอร์มของ Online Meeting

8. PDF Editor

หากกล่าวว่ามีคนที่ใช้ Microsoft Word อย่างเชี่ยวชาญได้น้อยแล้ว คนที่สามารถใช้เครื่องมือประเภท PDF Editor ได้กลับน้อยยิ่งกว่า ไฟล์เอกสารส่วนใหญ่เมื่อถูก Export เป็นไฟล์ PDF แล้วนั้น น้อยมากที่จะมีการแก้ไข แต่ใช่ว่าจะไม่มีเลย ฟังก์ชันสำคัญที่มีการใช้บ่อย คือ การเซ็นชื่อ หรือการกรอกข้อความลงไปในฟอร์มต่าง ๆ ที่มาในรูปแบบไฟล์ PDF เครื่องมือสำหรับการจัดการ PDF ที่นิยมใช้กันมากที่สุด คือ Adobe Acrobat นอกจากฟังก์ชันที่กล่าวมาข้างต้น เครื่องมือสำหรับ PDF เหล่านี้ยังสามารถทำได้มากกว่านั้น ไม่ว่าจะเป็นการรวมหรือแยกไฟล์ PDF การเพิ่มความคิดเห็นไปในเอกสาร และการแปลงไฟล์ PDF ไปเป็นไฟล์สกุลอื่น ๆ นับว่าเป็นทักษะที่ควรมีติดตัวไว้ไม่มากก็น้อย

9. Presentation

มาถึง Checklist สุดท้ายที่ควรมีติดตัวไว้ นั่นก็คือทักษะการใช้ซอฟต์แวร์ประเภท Presentation โดยที่นิยมใช้มากที่สุดยังคงเป็นซอฟต์แวร์จากค่าย Microsoft Office ที่เรารู้จักกันดี Microsoft PowerPoint ซึ่งมีให้ใช้ในรูปแบบออนไลน์เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ของค่ายนี้ หรือจะเป็น Google Slides ที่ได้รับความนิยมไม่แพ้กัน ในปัจจุบันการใช้งานซอฟต์แวร์สำหรับ Presentation ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป เพราะซอฟต์แวร์เหล่านี้ล้วนมาพร้อมกับ Template มากมายให้เลือกใช้ 

สำหรับ Checklist ทั้ง 9 ข้อนี้ ชาวออฟฟิศยังขาดข้อไหนกันอยู่บ้าง? อย่าลืมอัปเกรด Skill เหล่านี้เพื่อกลายเป็นชาวออฟฟิศดิจิทัลยุคใหม่!

สนใจทีมงานสำหรับดูแลปัญหา IT ต่าง ๆ อย่างมืออาชีพและมีประสบการณ์ คลิก!

Image by Freepik